Version — v1
Date de mise à jour — 26.08.2026
1. Objet
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») définissent les règles d’accès et d’utilisation de mémodoc (« la Solution ») par les personnes autorisées par une officine cliente (« Client »).
mémodoc est une Solution professionnelle disponible en version Web et Windows destinée à accompagner les équipes officinales dans la génération de mémos patients et la transmission d’informations de conseil.
2. Utilisateurs autorisés et comptes
Vulgaroo fournit un identifiant et un mot de passe pour chaque officine cliente.
L’accès est réservé aux pharmaciens titulaires, aux pharmaciens, préparateurs et autres membres de l’équipe de l’officine autorisés par le Client, dans la mesure où leur utilisation est compatible avec leurs fonctions et la réglementation applicable.
Le Client est responsable de la gestion des accès et habilitations de ses Utilisateurs au service mémodoc.
3. Accès Web et Windows
3.1. Accès à la version Web
La version Web de mémodoc est accessible, sans installation préalable de la Solution sur le poste de l’Utilisateur, depuis le site mymemodoc.vulgaroo.com, au moyen d’une connexion Internet et d’un navigateur compatible. Un identifiant et un mot de passe par officine sont fournis par Vulgaroo.
Les navigateurs compatibles sont Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox et Microsoft Edge.
Vulgaroo recommande l’utilisation d’une version récente et maintenue du navigateur concerné. Certaines fonctionnalités de mémodoc peuvent ne pas fonctionner correctement avec une version ancienne ou qui n’est plus maintenue par son éditeur.
Les versions minimales compatibles sont les suivantes :
- Google Chrome : version 87 ou supérieure
- Mozilla Firefox : version 78 ou supérieure
- Apple Safari : version 13 ou supérieure
- Microsoft Edge : version 88 ou supérieure
3.2. Installation et accès à la version Windows
La Solution en version Windows nécessite un PC équipé du système d’exploitation Microsoft Windows 7 ou d’une version ultérieure compatible. Un identifiant et un mot de passe par officine sont fournis par Vulgaroo.
L’installation peut être réalisée, au choix du Client :
- directement par le Client ou un Utilisateur autorisé, en téléchargeant le fichier exécutable d’installation mis à disposition sur memodoc.vulgaroo.com ; ou
- avec l’assistance ou par l’intervention de l’équipe Vulgaroo, selon les modalités convenues avec le Client et, le cas échéant, dans les conditions tarifaires prévues aux CGV.
Lorsque l’installation est réalisée directement par le Client ou un Utilisateur, celui-ci doit disposer des droits et autorisations nécessaires pour installer la Solution sur le poste concerné et respecter les prérequis techniques communiqués par Vulgaroo.
Le Client demeure responsable de la sécurité, de la maintenance et de la compatibilité de son environnement informatique.
3.3. Prérequis techniques
Le Client est responsable de la mise à disposition et du maintien des équipements, logiciels/applications, connexions Internet et périphériques nécessaires au fonctionnement de mémodoc.
Pour la version Windows, le Client doit notamment disposer d’un système d’exploitation compatible et, lorsque l’installation le nécessite, des droits suffisants pour installer et mettre à jour la Solution.
3.4. Utilisation sur plusieurs postes
Dans les conditions tarifaires actuellement applicables, l’abonnement mémodoc est souscrit par officine et son prix n’est pas déterminé en fonction du nombre de postes utilisés au sein de cette officine.
Les accès et installations associés à l’abonnement sont exclusivement destinés à l’officine cliente et à ses Utilisateurs autorisés. Ils ne peuvent être mis à disposition d’une autre officine, y compris lorsqu’elle appartient au même titulaire, à la même société, au même groupe ou au même groupement, sauf accord exprès de Vulgaroo.
Pour la version Windows, les éventuels frais de mise en service, d’installation ou d’intervention de Vulgaroo restent applicables dans les conditions prévues aux CGV.
4. Fonctionnalités du Pack Essentiel
Il comprend notamment :
- la saisie intuitive et automatisée des médicaments, notamment via le scan Datamatrix ;
- l’accès à une base de données de médicaments remboursés par l’Assurance Maladie ;
- des informations médicales vulgarisées et validées par des professionnels de santé ;
- la génération automatique de mémos patients, sans limitation du nombre de mémos dans le cadre d’une utilisation normale du Service ;
- l’impression immédiate des mémos et partage des mémos par email ;
- l’utilisation dans le cadre de la délivrance au comptoir, à domicile ou avec l’intervention d’un aidant ;
- la personnalisation des mémos aux couleurs de l’officine, notamment avec son logo, son nom et son adresse ;
- les contenus en français et en anglais ;
- l’accès à mémodoc en version Web et/ou Windows selon les modalités proposées par Vulgaroo ;
- l’utilisation sur un nombre illimité de consoles ou postes au sein de l’officine cliente, sous réserve des frais d’installation Windows applicables.
Le contenu et le périmètre de la base de médicaments sont susceptibles d’évoluer. Les chiffres de couverture sont communiqués à titre indicatif à la date de leur dernière actualisation.
5. Fonctionnalités du Pack Performance
Non disponible pour le moment. Il comprendra notamment :
- Une base de données de médicaments enrichie avec l’intégration de produits biosimilaires et hospitaliers;
- un contenu de mémo personnalisable avec des plans de prise éditables ;
- des fiches conseils relatives à certaines pathologies ou situations (ex.: pédiatrie, oncologie, voyage etc) ;
- des langues supplémentaires au français et à l’anglais, selon les langues disponibles.
Sur demande et en option payante : développement d’une base de données vulgarisées personnalisée avec possible intégration de produits conseillés non prescrits (OTC…) en complément des médicaments standards.
6. Scan Datamatrix
mémodoc peut permettre l’identification et la saisie automatisée d’un médicament au moyen de la lecture de son code Datamatrix. Cette fonctionnalité constitue une assistance à la saisie.
L’Utilisateur demeure responsable de vérifier que le médicament identifié correspond au médicament effectivement délivré ou concerné avant de valider la génération du mémo. En cas d’absence de reconnaissance, d’incohérence ou de doute, il doit procéder aux vérifications nécessaires.
7. Base de médicaments et contenus
mémodoc donne accès à une base comprenant environ 12 500 références de médicaments et couvrant une part importante des médicaments prescrits courants.
Le périmètre de cette base est susceptible d’évoluer en fonction des produits commercialisés, des référentiels disponibles et des mises à jour opérées par Vulgaroo et/ou ses fournisseurs.
8. Informations médicales et responsabilité professionnelle
Les contenus et fonctionnalités de mémodoc sont conçus pour faciliter la transmission d’informations compréhensibles et utiles au patient. Ils constituent un outil d’accompagnement du professionnel et ne se substituent ni à son jugement professionnel ni à ses obligations légales, réglementaires et déontologiques.
mémodoc ne permet pas d’établir un diagnostic et n’a pas vocation à remplacer une consultation médicale, une prestation d’entretien de type bilan partagé de médication réalisée par un professionnel de santé, une prescription ou les informations officielles relatives aux médicaments lorsqu’elles sont nécessaires.
L’Utilisateur reste responsable de l’adéquation du conseil et du mémo à la situation particulière du patient.
9. Validation des mémos
Le document généré par mémodoc constitue un support d’information remis par l’officine au patient. Les contenus vulgarisés par Vulgaroo alimentant la génération des mémos sont constitués à partir de référentiels officiels puis validés par des professionnels de santé. Toute demande d’évolution ou d’enrichissement de ces contenus par l’officine nécessite le processus de validation défini par Vulgaroo.
L’Utilisateur reste responsable de l’exactitude des informations qu’il saisit, sélectionne, complète ou modifie dans mémodoc, le cas échéant.
L’Utilisateur doit vérifier les informations pertinentes avant transmission ou remise au patient.
10. Personnalisation du service de l’officine
Le Client peut fournir à Vulgaroo certains éléments nécessaires à la personnalisation du Service, notamment son logo, son nom et son adresse. Il garantit disposer des droits nécessaires sur les éléments fournis.
11. Sécurité des accès et de l’environnement informatique
Le Client et les Utilisateurs doivent prendre les mesures raisonnables nécessaires pour empêcher tout accès non autorisé à mémodoc, notamment protéger leurs moyens d’authentification, verrouiller les postes non surveillés et maintenir les systèmes à jour.
Toute suspicion de compromission d’un compte ou d’incident de sécurité doit être signalée sans délai à Vulgaroo, sur l’adresse définie dans l’article 18 de ce document.
12. Données relatives aux patients
mémodoc est conçu pour fonctionner sans collecte ni enregistrement de données permettant d’identifier directement ou indirectement les patients de l’officine.
L’utilisation de mémodoc ne nécessite pas la saisie de l’identité du patient. Aucune donnée permettant d’identifier directement ou indirectement un patient ne doit être saisie, importée ou enregistrée dans mémodoc, notamment ses nom, prénom, date de naissance, coordonnées, numéro de sécurité sociale ou toute autre donnée permettant son identification.
mémodoc ne constitue pas un dossier patient et n’a pas vocation à permettre l’identification ou le suivi nominatif des patients auxquels les mémos ou fiches conseils sont remis.
Les informations traitées par mémodoc aux fins de génération des mémos concernent notamment les médicaments, produits, conseils et modalités de prise sélectionnés par l’Utilisateur. Les mémos ainsi générés peuvent être conservés par le Service, sans être associés dans mémodoc à l’identité d’un patient.
L’Utilisateur s’engage à n’enregistrer dans mémodoc aucune donnée permettant d’identifier directement ou indirectement un patient.
Dans le cadre de son utilisation de mémodoc, l’Utilisateur s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés », ainsi que les obligations qui lui sont applicables en matière de secret professionnel et de confidentialité.
Les données et informations traitées et conservées dans le cadre du fonctionnement de mémodoc, notamment celles nécessaires à la génération des mémos ainsi que les mémos générés lorsqu’ils sont conservés par le Service, sont hébergées sur une infrastructure bénéficiant d’une certification Hébergeur de Données de Santé (HDS).
Ce choix d’hébergement vise à assurer un niveau de sécurité adapté à la nature des informations traitées par mémodoc et ne dispense pas le Client et les Utilisateurs du respect de leurs propres obligations en matière de sécurité, de confidentialité et de secret professionnel.
Lorsqu’un mémo ou une fiche conseil est imprimé ou remis à un patient, il appartient au professionnel de santé de veiller au respect des règles applicables en matière de confidentialité et de secret professionnel dans le cadre de cette remise.
Les traitements de données à caractère personnel relatifs aux Clients, contacts et Utilisateurs de mémodoc, notamment aux fins de création et de gestion des comptes, de gestion de la relation contractuelle, de facturation, de support, de sécurité et de gestion des demandes, sont décrits dans la Politique de confidentialité mémodoc.
13. Usages interdits
- utiliser mémodoc à des fins illicites ou frauduleuses ;
- contourner ou tenter de contourner les mécanismes de sécurité ;
- accéder à des comptes, données ou systèmes sans autorisation ;
- introduire des programmes malveillants ou perturber le fonctionnement du Service ;
- extraire ou reproduire les contenus ou données du Service sans autorisation ;
- procéder à une ingénierie inverse en dehors des cas autorisés par la loi ;
- mettre les accès d’une officine à disposition d’une autre officine ou d’un tiers sans autorisation de Vulgaroo.
14. Propriété intellectuelle
mémodoc, ainsi que l’ensemble des éléments qui le composent, sont la propriété exclusive de Vulgaroo, sous réserve des droits appartenant, le cas échéant, à des tiers.
Sont notamment protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables la Solution mémodoc, son code, son architecture, ses interfaces, sa structure, son organisation, ses bases de données, sa documentation, ses éléments graphiques, ainsi que les contenus médicaux vulgarisés, fiches conseils, contenus enrichis, modèles et éléments composant les mémos développés par Vulgaroo.
La souscription à mémodoc n’emporte aucun transfert de propriété intellectuelle au bénéfice du Client ou de l’Utilisateur. Elle leur confère uniquement un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utiliser mémodoc pendant la durée de l’abonnement et pour les besoins professionnels de l’officine cliente.
Dans le cadre normal de l’utilisation de mémodoc, le Client et les Utilisateurs autorisés sont expressément autorisés à générer, reproduire par impression et remettre aux patients les mémos et fiches conseils mis à disposition ou générés par mémodoc. Ils peuvent imprimer ces documents en autant d’exemplaires que nécessaire pour les besoins de l’activité de l’officine et leur remise aux patients.
Cette autorisation est comprise dans l’abonnement et ne confère au Client ou à l’Utilisateur aucun droit de propriété intellectuelle sur les contenus concernés.
En dehors de cette utilisation autorisée, les contenus de mémodoc ne peuvent, sauf autorisation préalable et écrite de Vulgaroo, être reproduits, extraits, adaptés, modifiés, diffusés, commercialisés, intégrés dans une autre application ou base de données, ou exploités à d’autres fins.
Il est également interdit de copier, reproduire, désassembler, décompiler ou procéder à l’ingénierie inverse de tout ou partie de mémodoc, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Les éléments éventuellement fournis par des tiers restent soumis aux droits de propriété intellectuelle de leurs titulaires respectifs et aux conditions d’utilisation ou de licence qui leur sont applicables.
15. Maintenance, mises à jour et disponibilité
Vulgaroo peut mettre à disposition ou déployer des mises à jour afin de corriger des anomalies, améliorer la sécurité ou faire évoluer les fonctionnalités. Certaines mises à jour peuvent être nécessaires pour continuer à utiliser le Service dans de bonnes conditions. Dans la mesure du possible, Vulgaroo réalise les mises à jour durant les heures non ouvrées de travail en officine et informe les officines dans un délai de prévenance raisonnable.
16. Suspension et fin d’accès
Vulgaroo peut suspendre temporairement un accès lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour protéger la sécurité du Service ou en cas d’usage manifestement contraire aux présentes CGU.
Le droit d’utilisation prend fin lorsque l’abonnement de l’officine arrive à son terme ou lorsqu’un Utilisateur n’est plus autorisé par l’officine.
17. Évolution des CGU
Vulgaroo peut faire évoluer les présentes CGU afin de tenir compte notamment d’évolutions légales, réglementaires, techniques, fonctionnelles ou de sécurité.
Les modifications substantielles des CGU sont portées à la connaissance du Client par courrier électronique envoyé à l’adresse associée à son compte mémodoc, au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.
Vulgaroo peut également informer les Utilisateurs de ces modifications au moyen d’une notification ou d’un message affiché directement dans mémodoc.
Par exception, lorsque la modification doit intervenir sans délai ou dans un délai plus court afin de respecter une obligation légale ou réglementaire, de répondre à un impératif de sécurité ou de prévenir une utilisation frauduleuse ou abusive du Service, Vulgaroo peut appliquer la modification dans un délai inférieur. Le Client en est alors informé dans les meilleurs délais.
La version en vigueur des CGU est accessible à tout moment sur le site internet memodoc.vulgaroo.com.
18. Contact et assistance
Vulgaroo met à la disposition des Clients de mémodoc un service de support accessible par courrier électronique en langue française, cinq (5) jours par semaine, du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00 (heure de Paris), à l’exception des jours fériés légaux en France.
Ces horaires correspondent aux plages de disponibilité du service de support et ne constituent pas un engagement de délai de réponse ou de résolution, sauf engagement spécifique convenu avec le Client.
Dans le cadre du traitement d’une demande d’assistance, et lorsque cela est nécessaire au diagnostic ou à la résolution d’un dysfonctionnement, l’équipe Vulgaroo pourra proposer une intervention à distance sur le ou les postes informatiques concernés.
Toute prise en main à distance est réalisée avec l’accord préalable d’un membre autorisé du personnel de l’officine. Le Client ou l’Utilisateur concerné devra, le cas échéant, effectuer les actions nécessaires pour autoriser la connexion à distance.
L’intervention est limitée aux opérations raisonnablement nécessaires au diagnostic, à la maintenance et à la résolution du dysfonctionnement signalé. Vulgaroo s’engage à ne pas rechercher ni consulter volontairement des informations sans rapport avec l’intervention et à respecter la confidentialité des informations auxquelles ses équipes pourraient avoir fortuitement accès dans le cadre de celle-ci.
L’accès à distance est limité à la durée nécessaire à l’intervention et prend fin à son issue.
Le Client peut refuser une prise en main à distance. Dans ce cas, Vulgaroo met en œuvre, dans la mesure du possible, les autres moyens d’assistance disponibles, étant précisé que ce refus peut empêcher ou retarder le diagnostic ou la résolution de certains dysfonctionnements.
Les interventions sur site jugées nécessaires font l’objet d’une facturation spécifique et ne sont réalisées qu’après accord préalable entre Vulgaroo et l’officine cliente.
Contact support : support@vulgaroo.com